Vous souhaitez optimiser au maximum votre espace de travail, celui de vos collaborateurs et employés ? Un moyen pertinent d’y parvenir consiste à appliquer la méthode 5S. Celle-ci doit son nom aux 5 principes qui la régissent. Dans cet article, vous découvrirez en quoi elle consiste, et quelques conseils pour la mettre en place.
Premier principe de la méthode 5S : sélectionner
Il s’agira d’entreprendre un tri drastique dans tous les environnements de travail de votre entreprise. En effet, travailler dans un espace bien rangé optimise à coup sûr le temps et la capacité de travail de chacun. Faites un état des lieux du matériel, des objets qui sont dans chaque lieu, chaque bureau… Demandez-vous si ceux-ci sont utiles : si c’est le cas, gardez-les. Pour les objets qui n’auraient pas servi depuis bien longtemps : inutiles de les conserver. Employez-vous à les recycler, à les jeter, à les déplacer là où ils auraient une véritable utilité…
Puis, établissez pour les objets gardés leur fréquence d’utilisation : le matériel le plus utile doit être à portée de main, en évidence. Pour le reste, rangez-le dans des endroits plus éloignés, mais en lien avec leur utilisation.
Astuce : si l’équipe n’est pas certaine de la véritable utilité d’un objet, ou de la fréquence à laquelle est utilisé cet objet, laissez sur celui-ci une étiquette. Après chaque utilisation, la ou les personnes qui se seront servis de cet objet noteront la date du jour. Si plusieurs dates figurent, à intervalles régulières, cela signifie qu’il est intéressant de garder ce matériel. A contrario, si l’étiquette reste vide, il faudra partir du principe que ce dernier n’est pas à conserver.
Deuxième principe de la méthode 5S : situer
Ce principe pourrait être résumé ainsi : à chaque objet, sa place. Et pour garantir une place définitive aux objets, et pour ne pas, après chaque utilisation, avoir à rechercher un emplacement, il est nécessaire de procéder à un étiquetage, un marquage, un lignage… Cet emplacement sera ainsi connu de tous les collaborateurs et/ou employés, même ceux qui seraient arrivés récemment, et ce marquage resterait visible, même si l’on procède à une utilisation de l’objet.
Je vous encourage à trouver un marquage qui sera le même pour tous les postes de travail du même type, ainsi, celui-ci est connu du plus grand nombre, quel que soit le service concerné. Vous pouvez simplement différencier le matériel d’un poste à un autre par un code couleur ; de ce fait, on pourra facilement savoir à quel poste appartient le dit matériel.
Troisième principe : scintiller
Pour travailler en toute sérénité, le nettoyage du poste de travail est nécessaire, et ce de manière régulière et organisée.
Je vous conseille de prévoir, pour chaque environnement, une méthode de nettoyage adaptée, sous forme d’un affichage. Mettez à portée de main le matériel à nettoyer pour perdre le moins de temps possible.
Quatrième principe de la méthode 5S : standardiser
Une fois que vous avez établi l’ensemble des principes précédents, et après discussions avec vos équipes, il faut veiller à ce que ces règles soient connues par tous et toutes. Pour cela, ces règles doivent figurer sur des supports. Ces règles doivent être harmonisées à l’ensemble de l’entreprise, pour être sûrs que tous et toutes puissent les suivre.
Dernier principe : suivre
Il s’agit de faire en sorte que tous les membres de l’équipe s’engagent à suivre les principes précédemment énoncés. Il faudra de ce fait, faire connaitre ces principes, durant différentes formations, mais aussi veiller à ce que ces règles soient gardées. Le personnel, nouvellement arrivé, durant sa formation initiale, doit lui aussi être familiarisé avec ces principes.
Conseil : Pour s’assurer que les principes soient conservés, veillez à établir des évaluations régulières.
Pour une mise en place de cette méthode, adaptée à votre entreprise, n’hésitez pas à nous contacter. Nous établirons ensemble vos besoins, et nous nous chargerons de trouver les solutions clés en main pour vous et vos collaborateurs.